Wenn du beruflich unterwegs bist – sei es bei Dienstreisen, Fortbildungen oder im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung – entsteht dir ein extra Aufwand für deine Verpflegung, weil Essen außer Haus meist teurer ist. Das lässt sich steuerlich geltend machen als Verpflegungsmehraufwand. Es handelt sich nicht um eine Erstattung deiner echten Kosten, sondern um eine Pauschale, die deinen Mehraufwand würdigen soll. Und das recht unkompliziert.
Wann du die Pauschale ansetzen kannst
Wenn du innerhalb Deutschlands mindestens acht Stunden lang von deinem Zuhause oder deiner ersten Arbeitsstätte abwesend bist, bekommst du automatisch Anspruch auf eine Pauschale von 14 Euro. Warst du länger unterwegs – zum Beispiel über einen kompletten Kalendertag hinweg – erhöht sich der Betrag auf 28 Euro. Diese Werte gelten auch für An- und Abreisetage bei mehrtägigen Reisen. Heißt im Klartext: Sobald du länger als ein halber Tag weg bist, kannst du zumindest die kleinere Pauschale einreichen. Und auch wenn du wenige Minuten früher heimkommst – bleibt dir eine Rückerstattung vorbehalten.
Warum es sich lohnen kann
Du trägst den Mehraufwand für deine Verpflegung zuerst selbst, bekommst aber über die Steuererklärung einen Teil davon zurück. Bei einem durchschnittlichen Einkommen bekommst du pro Pauschale zwischen etwa 2 und knapp 6 Euro zurück. Besonders lohnend ist das, wenn du öfter beruflich unterwegs bist. Und das Beste: Du brauchst keine Belege für deine Mahlzeiten – die Pauschale alleine zählt.
Wie Pauschale und Arbeitgeber verflochten sind
Wenn dein Chef dir die Pauschale ganz oder teilweise erstattet, musst du das in deiner Steuererklärung angeben. Zahlt er die volle Pauschale, gilt das als Erstattung und du kannst nichts mehr absetzen. Wenn er nur einen Teil übernimmt – etwa nur für das Mittagessen –, musst du den Rest selbst geltend machen. Praktisch ist: Wenn ein Kunde das Abendessen zahlt, mindert das deine Pauschale automatisch um 40 Prozent; beim Frühstück sind es 20 Prozent. So bleibt alles fair – und du verbuchst genau die Differenz.
Doppelte Haushaltsführung und Fortbildungen – wie sie wirken
Wenn du aus beruflichen Gründen eine Zweitwohnung beziehst und nur am Wochenende nach Hause fährst, kannst du für die ersten drei Monate zusätzlich Verpflegungspauschalen geltend machen. Das kann schnell auf über 1.000 Euro kommen. Auch bei Fortbildungen, die du nicht zu Hause absolvierst, kannst du die Pauschale für jeden voll abwesenden Tag nutzen – inklusive An- und Abreisetag. So unterstützt das Finanzamt dich auch, wenn dein Netzwerktreffen mehrere Tage dauert.
Ausland – so wirkt es außerhalb Deutschlands
Für Dienstreisen ins Ausland gelten höhere Pauschalen, gestaffelt nach Ländern und manchmal sogar nach Städten. In Dänemark bekommst du beispielsweise 75 Euro pro Tag, in Warschau sind es rund 40 Euro. Diese Sätze passen sich jährlich an, sodass deine Auslandskosten realistisch berücksichtigt werden. Damit hilft dir das System auch bei langen Reisen – du musst nur die Pauschale ansetzen und kannst darauf verzichten, jeden Cent zu belegen.
Achtung auf die Werbungskostenpauschale
Es gibt eine Werbungskostenpauschale von 1.230 Euro, die jeder Arbeitnehmer automatisch angerechnet bekommt. Erst wenn deine gesamten Werbungskosten – dazu zählen Verpflegungspauschalen, Fahrtkosten und Fachliteratur etwa – höher sind, lohnt sich das Einreichen deiner Kosten. Wenn du regelmäßig unterwegs bist, knackst du diesen Wert häufig einfach. Aber bist du selten AN und die Verpflegungspauschalen niedrig, bleibt der steuerliche Effekt minimal. Deswegen lohnt es sich zu prüfen, ob sich der Aufwand (auch administrativ) lohnt.
So trägst du die Pauschale in der Steuererklärung ein
Die meisten Steuersoftware-Programme haben dafür einen speziellen Abschnitt unter „Reisekosten“ oder, wenn es passt, unter „Fortbildung“ oder „doppelte Haushaltsführung“. Bei der klassischen Steuerform findest du in Anlage N die entsprechenden Zeilen. Wichtig ist, dass du die tatsächlichen Abwesenheitszeiten einträgst – also Stunden oder Tage – und spätestens im Frühjahr des folgenden Jahres deine Steuerunterlagen einreichst, damit du deinen gerechten Ausgleich erhältst.
Zusammengefasst dein Nutzen:
- Du erhältst eine Pauschale für Mehrkosten, die dir unterwegs entstehen – ohne Belege.
- Die Pauschale gilt flexibel bei Dienstreise, Fortbildung und doppelter Haushaltsführung.
- Sie ist auch im Ausland anwendbar – meist deutlich höher als National.
- Sie lohnt sich, wenn deine Werbungskostenpauschale überschritten wird.
- Du musst dich nicht durch Quittungen quälen, aber Abwesenheitszeiten funktionieren als Nachweis.
Fazit – gerade für Berufspendler und Reisende ideal
Wenn du regelmäßig für den Job oder eine Fortbildung unterwegs bist, kann der Verpflegungsmehraufwand eine spürbare Entlastung bringen – nicht nur emotional, sondern auch finanziell. 14 oder 28 Euro mögen wenig klingen, aber über Wochen gerechnet macht ein Mehrwert den Unterschied. Besonders attraktiv wird es bei Auslandseinsatz oder wenn dein Arbeitgeber nur Teil des Betrags erstattet. Rechnest du alles zusammen, spiegeln die Pauschalen deine tatsächlichen Aufwendungen fair wider – und das ganz ohne Belege. Und das macht das System für dich besonders zugänglich und effizient.